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通知公告
转发校国际处关于教师因公出国(境)申请及相关注意事项的说明
发布时间 : 2018-07-12 学院办公室  已浏览:

各学院、各部门:

为了更好地执行上级部门关于因公临时出国(境)管理规定,帮助申请因公临时出国(境)的我校教师理解相关管理规定,及时、准确提交申请材料,争取按时出访,现对申报材料准备和注意事项作如下说明:

一、因公临时出国(境)申请审核(批)流程及所需时间

各学院(部门)于每年11月底向国际处提交下一年度因公临时出国计划,未申报因公临时出国计划或出访计划未获得学校审批同意的,原则上不能申请因公临时出国(境)访问。

申请赴美国和非洲国家出访,请至少提前三个月提交申请材料,赴其它国家和地区访问,请至少提前两个半月提交申请材料,以国际合作与交流处(以下简称国际处)最终收到完整纸质版及电子版申请材料的时间为准。申请人未能按时提交申请材料,将导致申请者不能按时出访,国际处将酌情受理或不予受理。具体流程与所需时间:

1、校内OA系统审核(批)流程:约7个工作日(国际处、校办等);

2、出访任务信息校内公示:5个工作日,(上级文件规定);

3、政审:约7个工作日(国际处、人事处、组织部、党办等);

4、申请材料递送江苏省外办:2-3个工作日(每周递送两次,国际处);

5、江苏省外办审批、下达出访任务批件:5-7个工作日(省外办);

6、新护照办理或者护照备案:3-5个工作日(省外办);

7、签证申请材料送江苏省外办,缴纳签证费:2-3个工作日(每周递送两次,国际处);

8、等待签证下发。具体时间依据各国使(领)馆的规定。

*如遇国内法定节假日及出访国家的法定节假日,所需工作日顺延;申请美国签证时,需预留赴上海面签预约时间4-6周,初次申请欧洲国家签证需预留赴上海指纹录入时间4周左右。

因公签证申请要求及签证进度查询网址:http://zt.jsfao.gov.cn/

线形标注 3: 签证进度查询,输入团组号和团长姓名

线形标注 3: 查询各国因公签证要求

二、 因公临时出国(境)纸质申请材料清单及说明

一)教职工(含师资博士后)

A类:国际会议

1、校内审批表(附件1-1)

2、出访人员名单表(附件2)

3、近两年出访情况表(附件3)

4、出访日程表(附件4-1,出访30天以内需填写翔实的上、下午公务活动内容)

5、经费预算表(附件5,预算金额填报参照附件7.各国和地区费用支出标准)

6、出国(境)政审备案表(附件6)

7、邀请信(外文邀请信需附中文翻译办理出访批件时,可用邀请信扫描件或复印件,申请签证时,有些国家要求邀请信原件,有效期为3个月

8、国际会议的议程及中文翻译

9、被大会邀请做口头报告/墙报展示/接收论文录用证明及中英文论文摘要

10、教职工因公出国(境)事项须知、教职工因公出国(境)特别提醒(正反打印,团组每个人都需要签字提交一份)。

11、身份证复印件一份(复印尺寸大小与身份证相同)和小2寸白底照片一张

说明:1.团组人数超过1人时,材料2、3、4、5、6为一个团组一份,其余材料为每人提供一份。

2.所提供邀请信必须真实有效,非经过中介机构或旅行社购买。

3.省外办下达出访批件后,教师公务普通护照(原称因公护照)由国际处申请护照办理/护照备案,无论是否已有公务普通护照,无论护照是否在有效期内,所有持公务普通护照出国人员均需备案。

4.省外办下达批件后,国际处通知申请人最终批准出访天数。出访人根据江苏省签证服务中心网站http://www.visajs.com中各国签证要求逐项准备申请 材料,并及时交至国际处综合科。(签证材料中如需单位派遣函,请参照“附件8派遣函模板”进行相应修改)。

B类:三个月以下(不含三个月)教育教学、科学研究、学术访问、国际组织履职等

1、校内审批表(附件1-1)

2、出访人员名单(附件2)

3、近两年出访情况表(附件3)

4、出访日程表(附件4-1)

5、预算表(附件5-1,预算金额填报参照附件7.各国和地区费用支出标准)

6、出国(境)政审备案表(附件6)

7、邀请信邀请信是外文的,需附中文翻译;办理出访批件时,可用邀请信扫描件或复印件,申请签证时,有些国家要求邀请信原件,有效期为3个月

8、教职工因公出国(境)事项须知、教职工因公出国(境)特别提醒(正反打印,团组每个人都需要签字提交一份)。

9.、身份证复印件一份(复印尺寸大小与身份证相同)和小2寸白底照片一张

10、其他辅证材料

说明:1.团组人数超过1人时,材料2、3、4、5、6为一个团组一份,其余材料为每人提供一份。

2.所提供邀请信必须真实有效,非经过中介机构或旅行社购买。

3.省外办下达出访批件后,教师公务普通护照(原称因公护照)由国际处申请护照办理/护照备案,无论是否已有公务普通护照,无论护照是否在有效期内,所有持公务普通护照出国人员均需备案。

4.省外办下达批件后,国际处通知申请人最终批准出访天数。出访人根据江苏省签证服务中心网站http://www.visajs.com中各国签证要求逐项准备申请材料,并及时交至国际处综合科。(签证材料中如需单位派遣函,请参照“附件8派遣函模板”进行相应修改)。

C类:(三个月以上)教育教学、科学研究、学术访问、国际组织履职等

1、校内审批表(附件1-1)

2、出访人员名单(附件2)

3、近两年出访情况表(附件3)

4、研修计划书及每月简要公务活动计划(附件4-2)

5、预算表(附件5-2,预算金额填报参照附件7.各国和地区费用支出标准)

6、出国(境)政审备案表(附件6)

7、邀请信(邀请信是外文的,需附中文翻译;办理出访批件时,可用邀请信扫描件或复印件,申请签证时,有些国家要求邀请信原件,有效期为3个月

8、教职工因公出国(境)事项须知、教职工因公出国(境)特别提醒(正反打印,团组每个人都需要签字提交一份)。

说明:1.团组人数超过1人时,材料3、4、5、6为一个团组一份,其余材料为每人提供一份。

2.所提供邀请信必须真实有效,非经过中介机构或旅行社购买。

3.三个月及以上长期出访人员,出访人获得省外办批件后,到国际处办理签协议、办公证、缴纳保证金、到人事处处理工资等事宜,自行办理因私护照和签证出国(境)。

D类:参加部省级双跨团组

1、校内审批表(附件1-1)

2、出访人员名单(附件2)

3、近两年出访情况(附件3)

4、出访行程表(附件4-1)

5、预算表(附件5,预算金额填报参照附件7.各国和地区费用支出标准)

6、出国境政审备案表(附件6)

7、邀请信(外文邀请信需附中文翻译,办理出访批件时,可用邀请信扫描件或复印件,申请签证时,有些国家要求邀请信原件)

8、征求意见函

9、教职工因公出国(境)事项须知、教职工因公出国(境)特别提醒(正反打印,团组每个人都需要签字提交一份)。

10、身份证复印件一份(复印尺寸大小与身份证相同)和小2寸白底照片一张

说明:1.团组人数超过1人时,材料3、4、5、6为一个团组一份,其余材料为每人提供一份。

2.所提供邀请信必须真实有效,非经过中介机构或旅行社购买。

3.获得省外办“征求意见复函”后,出访人将组团单位和外专局的批复及回函(任务通知书、团组人员名单、任务批件)送至国际处,以便到省外办继续办

理任务确认书、护照备案和签证等。

E类:带学生队伍赴国外学习、实习及比赛类团组

1、校内审批表(附件1-1)

2、出访人员名单表(附件2)

3、近两年出访情况表(附件3)

4、出访日程表(附件4-1,出访30天以内需填写翔实的上、下午公务活动内容)

5、经费预算表(附件5,预算金额填报参照附件7.各国和地区费用支出标准)

6、出国(境)政审备案表(附件6)

7、邀请信(外文邀请信需附中文翻译,办理出访批件时,可用邀请信扫描件或复印件,申请签证时,有些国家要求邀请信原件,有效期为3个月

8、学生人员名单

9、教职工因公出国(境)事项须知、教职工因公出国(境)特别提醒(正反打印,团组每个人都需要签字提交一份)。

10、身份证复印件一份(复印尺寸大小与身份证相同)和小2寸白底照片一张

说明:1.一个团组带队老师数额应根据出访学生人数合理确定,一般每20个学生派一位带队老师,教师在外停留时间应与学生同步。

2、团组人数超过1人时,材料2、3、4、5、6为一个团组一份,其余材料为每人提供一份。

3.所提供邀请信必须真实有效,非经过中介机构或旅行社购买。

4.省外办下达批件后,国际处通知申请人最终批准出访天数。出访人根据江苏省签证服务中心网站http://www.visajs.com中各国签证要求逐项准备申请材料,并及时交至国际处综合科。(签证材料中如需单位派遣函,请参照“附件8派遣函模板”进行相应修改)。

E类:国家留学基金委项目公派教师、省内公派教师

此类出访项目的人员遴选及出国手续办理请联系人事处师资科陈老师:84396010

二)外籍教师

1、校内审批表(附件1-1)

2、出访人员名单(附件2)

3、 出访行程表(附件4-1)

4、 预算表(附件5,预算金额填报参照附件7.各国和地区费用支出标准)

5、 邀请信(外文邀请信需附中文翻译,办理出访批件时,可用邀请信扫描件或复印件,申请签证时,有些国家要求邀请信原件)

6、 教职工因公出国(境)事项须知、教职工因公出国(境)特别提醒(附件9正反打印,团组每个人都需要签字提交一份)。

说明:1.团组人数超过1人时,材料3、4、5、6为一个团组一份,其余材料为每人提供一份。

2.所提供邀请信必须真实有效,非经过中介机构或旅行社购买。

3.此类人员通过经校领导审批同意后,可持个人护照和签证出国(境)。

三、 因公临时出国(境)电子申请材料准备及说明

将请所有纸质附件材料WORD版(除材料1校内审批表因有签字盖章必须为扫描版)按照上述纸质材料清单顺序,打包发送至wbzhk@njau.edu.cn,邮件主题为“出访人姓名+出访时间+出访地点”。其中政审备案表需同时抄送至人事处陈老师邮箱:zhiying@njau.edu.cn

四、出国期间注意事项及说明

出国中需要注意的事项说明请见附件9.教职工因公出国(境)特别提醒、事项须知,请每位出国人员仔细阅读,特别注意:

1.不得擅自延长在外停留时间; 2.未经批准不得变更出访路线。

五、 回国后注意事项及说明

1、护照管理:回国7天内交还国际处并签字登记,由国际处统一保管,否则视为未回国报道;

2、出访总结:

省外办将正式启用“因公临时出国(境)出访团组回国登记管理系统”和“因公出国(境)团组网上数据云计划”,要求2018年6月1日后,我省所有因公临时出国(境)团组严格执行行前教育回国登记工作,同时教师个人出国申请和回国登记将在省外办因公出国(境)信息管理平台上永久保存记录。如出现逾期未在省外办因公出国(境)信息管理平台上进行回国登记的团组,平台将自动停止所在单位的因公出国申报资格并对单位和团组负责人进行通报。

根据省外办的最新规定和要求,请教师结束出访任务20天内将《因公出国(境)团组信息反馈表》(附件10)和《出访总结报告》(附件11说明)电子版发送至国际交流与合作处综合科邮箱cfzj@njau.edu.cn,由国际处工作人员代为在省外办因公出国(境)信息管理平台上进行网上登记。对出访任务结束20天内未提交《因公出国(境)团组信息反馈表》和《出访总结报告》的团组,工作人员将进行一次短信提醒,5天内仍未提交的,将暂停该团组成员因公出国(境)申报资格,并不予核销本次出国费用。

3、回国报销国际处仅负责境外发生费用发票的审核,请见附件12.国际处关于境外相关发票审核的说明,其余如国内发生费用的发票审核、汇率换算、具体报销等详询计财处2号窗口

六、附件下载:(所有附件均已打包在“教师因公出国(境)材料附件”中,也可在国际处网站下载专区下载

附件1-1.教职工校内审批表

附件2.出访人员名单表

附件3出访情况表

附件4-1出访日程安排(三个月及以下)

附件4-2出访计划(三个月以上)

附件5-1预算表(三个月及以下)

附件5-2预算表(三个月以上)

附件6政审备案表

附件7各国和地区费用支出标准

附件8-1派遣函(1-2人团版)

附件8-2派遣函(3人及以上团组版)

附件9.教职工因公出国(境)特别提醒、事项须知

附件10.因公出国(境)团组信息反馈表

附件11.出访总结报告

附件12.国际处关于境外相关发票审核的说明

七、填写模板(见附件,请老师参照模板仔细填写,以便一次性通过材料审核,节省时间精力,避免材料反复退回修改

 

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